Personenbezogene Daten prüfen, bevor du ein Dokument mit KI teilst

Bevor du ein Dokument in ein KI-Werkzeug hochlädst, kläre deine Frage und ob du das Material teilen darfst. Prüfe Organisationsvorgaben, Berechtigungen, die Richtlinie des Anbieters und die Art der Daten. Bei Mandantendaten, Berufsgeheimnissen oder anderen sensiblen Inhalten hole geeigneten Rat ein. Das Entfernen eines Namens löst nicht automatisch alle Datenschutzfragen.

So fängst du an

Bewahre das Original unverändert auf und arbeite mit einer Kopie. Reicht ein kurzer Auszug oder ein erfundenes Beispiel? Falls echtes Material erforderlich ist, beschränke es auf das Nötige. Namen, Kontodaten, Unterschriften, Adressen und Kontext können Personen identifizieren; auch die Kombination mehrerer Details kann eine Zuordnung ermöglichen.

Verwende eine Schwärzungsfunktion, die Inhalte tatsächlich entfernt, und wende sie vor dem Speichern an. Ein schwarzes Rechteck über Text kann den Text darunter zugänglich lassen. Prüfe je nach Format und Werkzeug Kommentare, Änderungsverfolgung, Ebenen, Anmerkungen, Formularfelder, eingebettete Dateien und Metadaten. Prüfe bei Scans auch Bilder und eine gegebenenfalls vorhandene durchsuchbare Textebene. Beachte die Anleitung des konkreten Programms.

Prüfen und festhalten

Öffne die gespeicherte Kopie erneut und kontrolliere sie unabhängig: Suche nach entferntem Text, versuche ihn auszuwählen und sieh jede Seite durch. Prüfe verborgene Inhalte nach der Programmdokumentation. Eine erfolglose Suche beweist keine Anonymisierung: Schreibvarianten, Bilder oder indirekte Hinweise können bleiben. Kannst du die Eignung zur Weitergabe nicht prüfen, lade die Datei nicht hoch und suche fachkundige Hilfe.

Checkliste: Zweck | notwendige Angaben | Berechtigung oder Einschränkung | geprüfte Kopie | Text und Bilder | Kommentare und Metadaten | zweite Kontrolle | Entscheidung. Erfundenes Beispiel: Um einen Ausdruck zu verstehen, formuliere einen Beispielsatz ohne persönliche Einzelheiten. Falls echter Kontext nötig ist, prüfe zuerst, ob Werkzeug und Übertragungsweg geeignet sind.

Abschlussprüfung und nächste Schritte

Legal Assistant AI unterstützt Fragen zu Dokumenten. Die genannten Kontrollen sind ein separater manueller Ablauf; unterstelle nicht, dass die App alle Daten erkennt oder schwärzt. Prüfe KI-Antworten und hole fachlichen Rat ein, wenn die Entscheidung von Sachverhalt und anwendbarem Recht abhängt.